Fundargerð morgunverðarfundar um rafræna skjalavistun og rafræn auðkenni
Morgunverðarfundur um rafræna skjalavistun og rafræn auðkenni var haldinn 18. nóvember 2009. Hér má sjá fundargerð frá fundinum og glærur fyrirlesara.
Morgunverðarfundur í FFR 18. nóvember 2009 – Fundargerð
Fundarefni: Rafræn skjalavistun og rafræn auðkenni
Aðstandendur fundarins: Félag forstöðumanna ríkisstofnana
Fundarstaður og fundartími: Grand Hótel í salnum Hvammi kl. 08:30
Fundarstjóri: Ingibjörg Steinunn Sverrisdóttir, landsbókavörður.
Dagskrá
8:30-8:35 Fundurinn settur. Ásta Valdimarsdóttir varaformaður Félags forstöðumanna ríkisstofnana.
Ásta ræddi um rafræna meðferð og afgreiðslu mála, skilyrði til rafrænna auðkenna, vistun rafrænna gagna og pappíra.Til að innleiða rafrænt skjalavistunarkerfi þarf stofnun að ráða til sín skjalavörð, sérfræðing, gera þarfagreiningu og velja síðan kerfi. Þá tekur við innleiðing og handbókagerð. Mikilvægt er að virkja starfsmenn til að nota kerfið og að því sé fylgt eftir. Þeir sem taka við rafrænum gögnum þurfa að skipuleggja vistun þeirra til framtíðar. Nú er mikilvægt að horfa til lengri tíma vegna sparnaðar og hagræðingar. Frestun er óskynsamleg.
8:35-9:00 Rafræn opinber gögn og varsla þeirra til framtíðar. Eiríkur G. Guðmundsson sviðsstjóri upplýsingasviðs Þjóðskjalasafns Íslands. Sjá glærur Eiríks.
9:00 -9:20 Rafræn skil til Þjóðskjalasafns, tilraunir og næstu skref. Júlía Pálmadóttir Sighvats sérfræðingur á Þjóðskjalasafni Íslands. Sjá glærur Júlíu.
Fram kom hjá Júlíu að haldin eru skjalavistunarnámskeið á vegum Þjóðskjalasafns reglulega, næst í janúar, apríl og september 2010. Hvatti hún til að þeir sem innleiða skjalavistunarkerfi sæktu slíkt námskeið.
9:20-9:40 Notkun rafrænnar undirritunar til að tryggja heilleika og uppruna skjala– staðan í dag. Grímur Kjartansson öryggisstjóri há Auðkenni. Sjá glærur Gríms.
9:40-10:00 Reynsla Ríkisskattstjóra (RSK). Ævar Ísberg deildarstjóri, hugbúnaðardeild. Sjá glærur Ævars.
Ævar taldi að reglur vantaði um rafrænar undirritanir, mjög ljóst þyrfti að vera hvað manneskja er að undirrita þegar um rafrænt gagn er að ræða.
Almennar umræður:
Rætt var um PDF-skjöl sem almennt eru notuð og TIFF-skjöl sem Þjóðskjalasafnið notar. Rafrænar undirskriftir færast ekki á milli slíkra skjala.
EGG taldi ekki forsendur fyrir að taka inn rafrænar undirskriftir til Þjóðskjalasafns eins og er, stofnun þarf að tryggja að skjöl séu rétt.
Fundarstjóri þakkaði góðar umræður og fyrirspurnir og sleit fundi kl. 10.
Um 50-60 manns sóttu fundinn.
Fundargerð: Ingibjörg Guðmundsdóttir
